Archives publiques
En tant que services publics, vous produisez des archives. Les Archives départementales de l'Essonne sont là pour vous conseiller et vous aider dans leur gestion selon le cadre réglementaire.
Pourquoi se préoccuper des archives ?
C’est une obligation réglementaire depuis la Révolution (Loi du 7 messidor an II, Code du patrimoine), leur conservation est nécessaire pour :
- Répondre au principe de transparence administrative (principe démocratique)
- Permettre aux citoyens de faire valoir leurs droits
- Constituer les sources de l’Histoire, c'est une question de mémoire
Les archives, c’est quoi ?
C’est l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité (Code du patrimoine, art. L. 211-1).
Et les archives électroniques ?
Les données électroniques sont également des archives. Il est nécessaire de se préoccuper de leur conservation et comme les autres documents, elles ne peuvent être éliminées sans le contrôle préalable du directeur des Archives départementales. Qu’il s’agisse de documents bureautiques ou de bases de données, leur archivage se fait dans le même cadre réglementaire que les archives papier.
Ne sont pas considérées comme archives :
- Les brouillons
- Les notes
- Les versions provisoires de documents dont on conserve la version définitive, validée
A savoir : En cas de manquement à la règle vous risquez jusqu'à 3 ans d’emprisonnement et 45000 € d’amendes.
Pour vous accompagner
Nous sommes à votre écoute pour vous conseiller. Sous l'autorité du préfet, le directeur des Archives exerce le contrôle de l'Etat sur les archives publiques.
Un outil : le tableau de gestion permet de connaître la durée de conservation des documents et leur sort (élimination, tri, conservation).
Pour toutes vos questions, contactez-nous.