Conserver

Pourquoi bien gérer les archives au quotidien ? 

Bien gérer votre production documentaire vous permet de :

• Libérer des espaces de stockage
• Optimiser votre gestion documentaire
• Retrouver plus vite un document et faciliter sa communication
• Faciliter la recherche historique

Les trois âges des archives 

Les documents publics sont des archives dès leur création. L'utilité de ces archives varie avec le temps.

• Pour un usage quotidien, elles sont dans l’âge courant. Elles doivent être conservées dans les bureaux.
• Pour un usage ponctuel (raisons pratiques ou juridiques), elles sont dans l’âge intermédiaire. Elles doivent être conservées dans un local d’archivage intermédiaire. Ce local doit être fermé à clé, propre, organisé, doté d’étagères et hors des zones inondables. Un inventaire doit vous permettre de les retrouver rapidement.
• Pour leur valeur probante et/ou historique, elles sont dans l’âge définitif. Elles doivent être versées aux Archives départementales pour y être conservées.

Astuces

Afin d'éviter l'accumulation des archives au fil des années,  nous vous conseillons de vider, au moins une fois par an, l’espace dédié à l'archivage, soit en  : 

• Pratiquant les éliminations réglementaires
• Faisant un versement aux Archives départementales

Une fois l’espace libéré, les dossiers conservés dans le bureau, qui ne sont plus utiles quotidiennement peuvent être rangés dans le local d'archivage. L’espace du bureau est ainsi libre pour les dossiers de l’année à venir.