Eliminer
Toutes les archives ne doivent pas être conservées. Par exemple, quand elles ne constituent pas de sources historiques, ou que les documents sont répétitifs ou quand les délais de prescription sont passés : les documents peuvent être éliminés.
Comment faire ?
La première opération consiste à faire du tri, c'est-à-dire à effectuer une sélection des documents :
- Selon la circulaire
- Selon l’intérêt historique et local
- En faisant des échantillonnages représentatifs de votre activité (aléatoire) ou en conservant un spécimen pour garder une trace du fonctionnement de l’administration à un instant donné
Pour l'élimination de documents, vous devez demander l’autorisation des Archives départementales en rédigeant un bordereau d’élimination pour :
- Transférer la responsabilité
- Garantir le respect des circulaires
- Conserver la trace d’une élimination
- Assurer une destruction sécurisée
Sur le bordereau d’élimination, indiquer :
- L’intitulé des documents
- Les dates extrêmes
- Le métrage linéaire
Une fois le visa donné par le directeur des Archives départementales, la destruction est à la charge du service et doit être sécurisée. Si vous faites appel à un prestataire, un certificat de destruction doit vous être remis.